Feb 2017

Interview mit Stefan Bülow in der Inkassowirtschaft

Mehr als 5 Milliarden Euro führen Inkassounternehmen ihren Auftraggebern pro Jahr wieder zurück. Wie funktioniert das im Detail? Welche Branchen profitieren besonders? Stefan Bülow hat mit seiner Managementberatung dazu zum zweiten Mal seit 2012 eine Studie durchgeführt. Im Interview präsentiert er die wichtigsten Ergebnisse.

Herr Bülow, mit Ihrer Managementberatung haben Sie zahlreiche Unternehmen auf der Kundenliste, die ganz selbstverständlich mit Inkassodienstleistern zusammenarbeiten. Jeder Unternehmer weiß ja, dass Forderungsmanagement essenziell ist, um die eigene Liquidität zu sichern. Was war für Sie die größte Überraschung, als Sie die Daten zur Branchenstudie über den deutschen Inkassomarkt ausgewertet haben? Mit welchem Ergebnis haben Sie so nicht gerechnet?

„Ja, Sie haben recht. Viele meiner Kunden in verschiedenen Branchen arbeiten mit Inkassodienstleistern zusammen. Bei Versicherungen ist das gang und gebe, im öffentlichen Sektor hat man manchmal politische Vorbehalte. Die Studie hilft sicher, einige dieser Vorbehalte durch Fakten abzubauen.

Von zwei Fakten war ich trotz meiner Kenntnis der Inkassowirtschaft schon überrascht. Zum einen betrifft dies die enorme Steigerung der Anzahl der bearbeiteten Forderungen durch Inkassounternehmen, die sich im Vergleich zur Studie 2012 fast verdoppelt hat. Sehr bemerkenswert ist zudem die starke Effizienzsteigerung der Unternehmen der Branche. Inkassounternehmen bearbeiten durch eine höhere Digitalisierung und Automatisierung ihrer Prozesse die deutlich höhere Anzahl der Forderungen mit nur 19% mehr Mitarbeitern. Die Produktivität in den einzelnen Bearbeitungsschritten (also Anzahl Forderungen pro Mitarbeiter) sind entsprechend stark gestiegen und zeigen zum Teil beeindruckende Größen.“

Dass ohne Inkassounternehmen die deutsche Wirtschaft auf sehr viel Geld – rund 5 Milliarden Euro pro Jahr – verzichten müsste, liegt auf der Hand. Aber wie sieht das konkret aus? Wer sind die typischen Auftraggeber der Forderungsmanager, welche Branchen fallen hier besonders ins Gewicht?

„Ein breiter Branchenmix nutzt die Leistungen der Inkassounternehmen. Die fünf größten Kundengruppen sind eCommerce/Versandhandel, Dienstleistungsunternehmen, Energieunternehmen, das Handwerk und Versicherungen. Also alles Branchen, die über eine sehr große Anzahl von meist Privatkunden verfügen, mit denen häufig anonym Verträge abgeschlossen werden. Hier ist es für die Unternehmen wichtig, dass nach erfolgter Leistung auch vertragsgemäß die Rechnungen zum Beispiel an den Versender der Ware bezahlt werden. Da die Margen in vielen Branchen niedrig sind, machen sich auch viele kleine Zahlungsausfälle sofort für die Unternehmen wirtschaftlich bemerkbar.“

Können Sie die typische Forderung beschreiben, die durch ein Inkassounternehmen gegenüber einem Zahlungspflichtigen geltend gemacht wird – um welche Summen geht es dabei in der Regel? Oder gibt es solche „Durchschnittsforderungen“ am Ende gar nicht?

„Mathematisch lässt sich natürlich ein Durchschnitt bilden, aber der Blick verschiedene Größenklassen von bearbeiteten Forderungen ist deutlich informativer. Die Hälfte aller Forderungen hat einen Wert von unter 1.000 Euro, wobei Kleinstforderungen von unter 10 Euro fast nicht vorkommen. Entsprechend ist die Bearbeitung je nach Forderungsgröße auch unterschiedlich organisiert. Während die Bearbeitung von „kleineren Forderungen“ ein recht standardisiertes Massengeschäft ist, ist bei größeren und zum Teil sehr großen Forderungen eine differenzierte Bearbeitung erforderlich. Hier müssen häufiger individuelle Lösungen gemeinsam mit dem Kunden und dem Schuldner gefunden werden. Immerhin haben gut 20% aller Forderungen eine Höhe von mehr als 10.000 Euro.“

Zwischen den beiden Branchenstudien liegen vier Jahre – in dieser Zeit ist die deutsche Wirtschaft kräftig gewachsen, die Arbeitslosigkeit gesunken und auch die Zahlungsmoral der Schuldner viel besser geworden. Trotzdem ist gleichzeitig das Forderungsvolumen, das den Inkassounternehmen zum Einzug übertragen wird, deutlich gewachsen. Wie passt das zusammen?

„Aus meiner Sicht kommen hier drei Effekte zusammen. Erstens führt ein Anstieg der Wirtschaftsleistung natürlich auch zu einem Anstieg der Geschäfte der Inkassowirtschaft. Hierauf sollten aber maximal 10% des Wachstums zurückzuführen sein. Zwei weitere Treiber wirken sicherlich weitaus stärker auf die verstärkte Inanspruchnahme der Inkassounternehmen.

Hier ist eine weitere Fortsetzung des Outsourcings von Nicht-Kernprozessen in der Wirtschaft zu nennen. Branchen wie Energieversorgungsunternehmen und Versicherungen stehen beispielsweise unter erheblichen Veränderungs- und Margendruck. Hier kann man es sich schlechtweg nicht mehr leisten, seine eigene kleine „Inkassomanufaktur“ innerhalb des Unternehmens zu betreiben. Professionelle Inkassounternehmen stehen im Vergleich von Kennzahlen sowohl bei der Produktivität als auch bei Erfolgsquoten deutlich besser da als die interne Abteilung.

Ein weiterer wesentlicher Treiber ist aus meiner Sicht das starke Wachstum im Bereich des eCommerce. Wenn man seine Ware auf Rechnung verschickt statt sie wie im stationären Handel an der Kasse bezahlen zu bekommen, braucht man leider sehr viel häufiger die Dienste der Inkassounternehmen.“

Überraschend ist sicherlich auch, dass Inkassounternehmen regelrecht multilingual sind. Das dürfte interessant für viele Auftraggeber sein, die mit ihren Kunden in der Regel nur auf Deutsch kommunizieren können.

„Absolut richtig! Hier hat sich in der Inkassobranche in den letzten Jahren einiges getan. Waren vor vier Jahren erst gut die Hälfte der Unternehmen in der Lage in einer anderen Sprache als Deutsch mündlich oder schriftlich mit ihren Kunden zu kommunizieren, so kann das heute die überwiegende Mehrheit (>80% sprechen weitere Sprachen). 30% der Unternehmen können sogar in mehr als vier verschiedenen Sprachen mit den Schuldnern sprechen.“

Welche Dienstleistungen bietet die Branche ihren Auftraggebern an? Das Forderungsmanagement ist ja eine durchaus komplexe Aufgabe, in der viele verschiedene Arbeitsschritte durchgeführt werden müssen.

„Das Angebot fängt mit der professionellen Ermittlung von korrekten Schuldneradressen an, die es häufig überhaupt erst möglich macht, offene Forderungen zuzustellen. Bonitätsprüfungen sind auch eine Standardaufgabe. Wenn das Debitorenmanagement für den Kunden übernommen wird, geht es darum, fachgerecht die Schuldner zu erinnern und zu mahnen. Die Inkassounternehmen unterstützen ihre Kunden auch in den weiteren Schritten bis hin zur gerichtlichen Feststellung der Forderung als Abschluss des Mahnverfahrens und der konsequenten Durchführung der Zwangsvollstreckung. Der angebotene Einsatz von telefonischer und zum Teil auch persönlicher Kontaktaufnahme hilft, eine solche Eskalation zu vermeiden. Am besten für alle Seiten beschäftigt eine Forderung kein Gericht. Hier hat sich übrigens in den letzten Jahren etwas getan. Während die Anzahl der außergerichtlichen Mahnverfahren um gut 10% gestiegen ist, hat sich die Anzahl der gerichtlichen Mahnverfahren ist um über 10% reduziert.“

Ist die Inkassowirtschaft auch als Arbeitgeber attraktiv – und wenn ja, für wen? Welche Qualifikationen braucht ein Mitarbeiter eines Inkassounternehmens?

„Inkassounternehmen beschäftigen insbesondere Mitarbeiter mit kaufmännischer oder juristischer Qualifikation. Hier ist entweder eine entsprechende Ausbildung erforderlich oder auch ein akademisches Studium. Spezialisierte Weiterbildungen wie für eine Inkassoprüfung oder den Erwerb des IKH Zertifikats zum Forderungsmanager ergänzen die Qualifikation. Aus den Studiendaten lässt sich zudem ablesen, dass die Qualifikations-anforderungen durch die Unternehmen der Branche deutlich gewachsen sind. Es werden deutlich mehr Juristen eingestellt und großen Wert auf interne sowie externe Aus- und Weiterbildung gelegt. So beschäftigen die Inkassounternehmen über 300 Azubis und ca.1.000 Juristen zum Jahresende 2015.“

Inkasso gilt als ein sehr bodenständiges, sozusagen ein Offline-Geschäft. Schriftliche Kommunikation oder Telefonanrufe sind zentrale Arbeitsschritte, um Zahlungen bei den Schuldnern zu erzielen. Welche Rolle spielen da Megatrends wie Digitalisierung oder Globalisierung? Betrifft das auch die Inkassowirtschaft?

„Die Digitalisierung macht auch vor der Inkassowirtschaft nicht halt. Man kann dies an der deutlich gestiegenen Arbeitsproduktivität erkennen. Ich gebe da einmal ein Beispiel: Es werden im Durchschnitt über 50.000 Forderungen durch einen Vollzeitmitarbeiter erfasst. Bei großen Unternehmen der Branche beträgt die Anzahl sogar knapp 100.000 und konnte in den letzten vier Jahren verdoppelt werden. Eine solche Arbeitsproduktivität lässt sich nur durch den Einsatz von geeigneter Software und effizienten Arbeitsprozessen realisieren. Nur noch weniger als 10% der Unternehmen entsprechen tatsächlich noch dem Bild von manueller Bearbeitung der Forderungen.“

Wie ist die wirtschaftliche Landschaft des Forderungsmanagements insgesamt strukturiert? Gibt es eher große oder eher kleinen Unternehmen, wie lange sind die einzelnen Bewerber am Markt und wie ist die Dynamik innerhalb der Branche?

„Es gibt eine große Anzahl von Inkassounternehmen, von denen viele auch recht klein sind und einen Jahresumsatz von unter 0,5 Millionen Euro im Forderungsmanagement erzielen. Wenn ein Inkassounternehmen mehr als 5 Millionen Euro pro Jahr umsetzt, gilt es schon als großes Branchenunternehmen. Die Branche wird insgesamt von kleinen und mittelständischen Unternehmen dominiert. Die meisten Unternehmen sind dabei schon recht lange am Markt, häufig schon über 50 Jahre bei nur wenig Neugründungen pro Jahr.“

Zwischen beiden Untersuchungen liegen vier Jahre, und die Branche hat sich in dieser Zeit ganz offensichtlich enorm entwickelt. Wenn Sie einen Blick in die Zukunft werfen, wo – glauben Sie – steht die Inkassowirtschaft im Jahr 2020?

„Ich glaube, dass sich einige Trends für die Inkassowirtschaft weiter fortsetzen und verstärken werden. So bin ich davon überzeugt, dass die Trends eCommerce und Outsourcing von Nicht-Kernfunktionen stabil bleiben und das bearbeitete Forderungsvolumen entsprechend weiter stark ansteigen wird. Dies wird eine weiter fortgesetzte Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse im Forderungsmanagement erfordern, was von den Unternehmen weiter mit Nachdruck vorangetrieben wird.

Ich befürchte, dass insbesondere kleine Unternehmen, die sich dieser Entwicklung nicht rechtzeitig stellen und reagieren, unter wirtschaftlichen Druck kommen werden. Als Alternative bleibt dann nur noch das Agieren in einer spezialisierten Nische.“

Originalartikel inkl. Grafiken zum Download:

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